話し合いの途中で作る書面には、さまざまな目的が考えられます。例えば、「すでに合意した事項を確定させたい」という場合があります。一方、「現在の話し合いの状況を確認しておきたいだけ」という場合もあります。さらに、「最終的な契約書を作成する前提として、現時点で決まっている事項を整理しておきたい」という場合もあります。この違いは重要です。

例えば、

という文章と、

では、文章が示そうとしている内容が違います。前者は「50万円とすることについて合意した」という文章です。後者は「現在の協議状況を確認する」という文章です。したがって、書面を作成するときには、書類名を考える前に、この書面は何のために作るのかを考える必要があります。

すべての条件について一度に合意できるとは限りません。具体的に考えてみましょう。

ケース1　和解について話し合っている

甲と乙との間で損害賠償について話し合い、解決金を50万円とすることには合意したものの、支払期限や分割払いについてはまだ決まっていないという場合です。

ケース2　借金の返済について話し合っている

貸した金銭について、現在の残債務が80万円であることについては双方確認したものの、毎月いくら支払うのか、いつまでに完済するのかについては決まっていないという場合です。

ケース3　契約解除について話し合っている

契約について、契約を終了すること自体については合意したものの、支払済み代金の返金、未払金、物品の返還などについては話し合いが残っているという場合です。

これらに共通しているのは、話し合い全体は終わっていないが、一部の事項については当事者間で認識が一致しているという点です。このような場合に途中の書面を作るのであれば、合意済みの事項と未合意の事項を明確に区別することが非常に重要になります。

例えば、「解決金50万円で話がまとまった」というだけでは、支払期限まで決まったのか、支払方法まで決まったのか、50万円を支払えばすべて解決することまで決まったのか、必ずしも分かりません。そこで、書面では、すでに合意した事項と、まだ決まっていない事項を分けて記載する方法があります。

この例では、

解決金額 → 合意済み

支払期限 → 未合意

支払方法 → 未合意

という区別をしています。ただし、この文例をそのまま使用すればよいという意味ではありません。重要なのは、実際にどこまで話がまとまっているのかと、今回の書面によってどこまでを確定させたいのかが一致していることです。

途中の書面では、「合意する」「確認する」「協議する」「予定する」など、さまざまな言葉が使われます。例えば、

と、

では意味が違います。また、

と書いた場合でも、支払方法そのものが決まったわけではありません。文章を作るときには、

• 何について権利義務を確定させたいのか
• 何については単に現在の状況を確認するだけなのか

を意識する必要があります。

「最終的な契約書ではないから、途中で作った書面には法的な意味がない」とは一概にはいえません。契約は、原則として当事者の意思表示が合致することによって成立するものであり、すべての契約について「正式な契約書」を作成しなければ成立しないわけではありません。

そのため、話し合いの途中であっても、一定の事項について当事者双方が確定的に合意している場合には、その合意について法的な意味が問題となることがあります。したがって、「まだ途中だから大丈夫」「仮の書面だから効力はない」と決めつけることはできません。

逆に、書面が存在するだけで、そこに記載されたすべての内容について最終的な合意が成立したと単純に判断できるとも限りません。書面の文言だけでなく、何についてどのような意思で合意したのかが重要になります。

話し合いの途中で書面を作ろうとすると、「正式な契約書ではなく、覚書にしておけばよいのでは？」「念書なら契約書ほど強くないのでは？」「確認書なら単なる確認だから大丈夫では？」と考えることがあります。しかし、書面の法的な意味はタイトルだけで決まるものではありません。例えば、「覚書」というタイトルでも、

甲が乙へ○○円を支払うことについて双方が合意する

という内容であれば、その合意内容に応じた権利義務が問題となります。一方、「契約書」というタイトルでも、まだ交渉途中の案を記載しただけで、当事者間で確定的な合意に至っていないのであれば、契約成立の有無について別途検討が必要になります。

大切なのは、「契約書なのか」「合意書なのか」「念書なのか」「覚書なのか」という名称から考えることではありません。先に、「誰と誰が、何について、どこまで合意したのか」を整理することが重要です。

途中の合意書では、

という条項を入れることがあります。しかし、この一文を入れれば、すでに記載した事項まで当然に未確定になるとは限りません。例えば、

と書けば、文章上は、「金額については合意した」一方で、「支払期限・支払方法については今後協議する」という構成になっています。つまり、「今後協議する」と書くこと自体よりも、何が合意済みで、何が未合意なのかを具体的に分けることが重要です。

一部だけ先に書面化するときに、特に考えておきたい問題です。例えば、

解決金50万円について合意

　↓

支払期限・支払方法について引き続き協議

　↓

結局、残りの条件について話し合いがまとまらなかった

という場合です。このとき、「50万円という合意だけは確定したものとして残すのか」それとも、「支払方法等も含めた最終的な和解が成立することを前提としていたので、最終合意に至らなければ50万円という話も確定させないのか」という違いが問題になる可能性があります。

したがって、途中の書面では、「一部の合意を独立して確定させるのか」それとも、「最終的な契約成立を前提とした途中段階の確認にとどめるのか」という点についても検討する必要があります。

途中で一部の事項を書面化した後、残りの条件についても話し合いがまとまり、最終的な契約書を作成することがあります。例えば、

第1段階

解決金50万円について合意

↓

第2段階

途中の合意書を作成

↓

第3段階

支払期限・分割回数・清算範囲について協議

↓

第4段階

すべての条件が決まり、最終的な和解契約書を作成

という流れです。この場合には、「途中の合意書を最終契約にどのように反映するのか」も考える必要があります。途中で決めた事項を最終契約書へ改めて記載するのか。最終契約書によって、それまでの合意内容をまとめて整理するのか。途中の書面と最終契約書に矛盾がないか。複数の書面を作成する場合には、一つ一つの書面だけではなく、書面同士の関係も確認することが重要です。

和解の話し合いでは、「解決金額は決まったが、支払方法は決まっていない」という場合があります。この場合には、

• 何について争いがあるのか
• 何について合意したのか
• 何についてはまだ合意していないのか

を明確にします。

すべての解決条件について協議が整った場合には、それらを整理して最終的な和解契約書・和解合意書を作成することが考えられます。和解契約書には、解決金だけでなく、支払期限、支払方法、清算する範囲など、今回のトラブルをどのように終わらせるのかを具体的に記載することが重要です。

お金の貸し借りでは、「借金が残っていることは認めている」ものの、「毎月いくら返済するのか」「いつから返済するのか」「いつまでに完済するのか」について話し合いがまとまっていないことがあります。この場合にも、「債務そのものについて何を確認したのか」と、「返済条件について何が未確定なのか」を分けて考えることが重要です。

例えば、「残債務が80万円であることは確認した」としても、毎月の返済額、支払日、完済期限などについては別途協議が必要な場合があります。最終的に債務額と返済条件が決まった場合には、債務承認弁済契約書などとしてまとめて文書化する方法があります。

契約解除・契約終了についても同じ問題があります。例えば、「契約を終了することについては合意した」ものの、「返金については決まっていない」「未払金については決まっていない」「物品の返還については決まっていない」という場合です。

契約を終了させることについての合意と、契約終了後の金銭・物品等の清算条件は、分けて考える必要がある場合があります。したがって、「契約をいつ終了させるのか」「返金・未払金はどうするのか」「物品等の返還は必要なのか」「契約終了後にも残る義務はあるのか」などについて確認します。

話し合いの途中で、「正式な契約書では大げさだから、とりあえず念書を書いてもらおう」と考えることもあります。しかし、「念書」というタイトルにすれば法的な意味が弱くなるとは限りません。念書についても、

• 誰が作成するのか
• 誰に対する約束なのか
• 何を約束するのか

など、その内容が重要です。また、当事者双方の合意内容を記載するのであれば、そもそも「念書」という名称が適切なのかについて検討した方がよい場合もあります。したがって、
「とりあえず念書にしておけばよい」と考えるのではなく、「何を記録し、何を約束し、何を確定させたいのか」から書面を考えることが重要です。

「決まったことを書面にしたい」と思っても、「合意書」なのか「念書」なのか「覚書」なのか「確認書」なのか「契約書」なのか分からないことがあります。しかし、最初から書類名を決める必要はありません。書面を作るときに先に整理したいのは、

• 誰と誰の間で
• 何について話し合い
• 何について合意し
• 何についてはまだ決まっておらず
• 何のために今回の書面を作るのか

という点です。これらを整理した結果として、その内容に適した書面を検討します。「どの書類を作ればよいか分からない」こと自体は、書面作成を検討できない理由にはなりません。

• 合意した事項を確定させるためなのか。
• 現在の話し合いの状況を確認するためなのか。
• 最終契約の前段階として整理するためなのか。

目的によって文章の作り方が変わります。

「だいたい決まった」ではなく、「何について双方が合意したのか」を確認します。

まだ決まっていないことを、決まったかのように書いてはいけません。必要に応じて、今後協議する事項として合意済み事項と区別します。

何について権利義務を確定させるのか、何について現状を確認するだけなのかを考えます。

一部合意後に残りの条件について合意できなかった場合、先に書面化した事項をどう扱うのかという問題があります。
途中の書面を作る段階で検討しておきたいポイントです。

「覚書だから軽い」「念書だから契約ではない」「確認書だから拘束されない」と単純に考えることはできません。
名称より実際の内容と当事者の意思が重要です。

後から正式な契約書を作成する予定であれば、途中の書面を最終契約でどのように扱うのかも考えます。