契約書、覚書、念書等の違いとその法的効力 | タイトルは効力に影響するか｜神戸　行政書士オフィス辻下

契約とは、一般的に、当事者間の申込みと承諾など、意思表示の合致によって成立する法律行為です。民法522条では、契約の成立と方式について定めています。契約は、法律に特別の定めがある場合を除き、書面を作成しなくても成立します。例えば、商品を売る側と買う側が、商品や代金などについて合意すれば、契約書を作成していなくても売買契約が成立する場合があります。

このように、契約は原則として口約束でも成立します。ただし、口約束だけでは、後になって契約内容について認識の違いが生じたり、何を約束したのかを証明することが難しくなったりする可能性があります。そこで、契約内容を明確にし、後日の紛争を予防するために契約書を作成します。

契約書には、既に成立した契約の内容を確認する役割だけでなく、書面の取り交わしによって当事者間の合意を成立させる役割もあります。なお、保証契約など、法律上、書面等の方式が要求される契約もあります。したがって、すべての契約が口約束だけで有効に成立するわけではありません。

覚書とは、一般的に、当事者間で確認した事項や合意した内容を記録するために作成する書類です。例えば、次のような場面で利用されます。

• 既存の契約内容の一部を変更する場合
• 契約書に記載されていない事項を追加する場合
• 当事者間で確認した事項を記録する場合
• 今後の協議事項や取り決めを整理する場合

覚書という名称から、契約書よりも簡易な書類であり、法的効力も弱いと考えられることがあります。しかし、必ずしもそうではありません。

例えば、業務委託契約について、委託料を変更することに当事者双方が合意し、その内容を覚書に記載した場合、その覚書によって契約内容が変更されることがあります。覚書であっても、当事者間の権利義務を定める内容であれば、契約書と同様に法的拘束力を持つ場合があります。反対に、単なる打合せ記録や検討事項の整理にとどまる覚書であれば、契約上の義務を発生させない場合もあります。

合意書とは、一般的に、当事者間で話し合い、合意した事項を文書にまとめたものです。例えば、次のような場面で作成されます。

• 契約内容の変更について合意した場合
• 契約を終了させることについて合意した場合
• 金銭の支払方法や期限について合意した場合
• 当事者間の問題について解決条件を取り決めた場合

合意書は、双方がどのような内容に合意したのかを明確にするために作成します。契約書と合意書には、法律上、名称による一律の効力の差はありません。

合意書というタイトルであっても、当事者間の権利義務を定めた内容であれば、契約としての効力が認められる場合があります。また、既存の契約を終了させる合意書であれば、契約終了日、未払い金の清算、契約終了後の義務などを明確にすることが重要です。

念書とは、一般的に、当事者の一方が約束した内容や確認事項を記載し、相手方に差し入れる書類です。例えば、次のような場合に作成されます。

• 借りた金銭を返済することを約束する場合
• 一定の行為を行わないことを約束する場合
• 既に存在する債務を認める場合
• 特定の事実関係を確認する場合

契約書や合意書は双方が署名・押印する形式が一般的ですが、念書は約束する側のみが署名・押印する形式で作成されることがあります。ただし、念書に一方の署名しかないからといって、必ず無効になるわけではありません。

一方で、署名した本人が一方的に記載しただけで、常に新しい契約上の義務が成立するというわけでもありません。例えば、既に存在する金銭債務を確認する念書と、新たな義務を負うことを記載した念書では、法律上の意味が異なります。念書の効力を判断する際には、既存の法律関係、記載内容、当事者の意思などを確認する必要があります。

確認書とは、一般的に、特定の事実や事項について確認した内容を記録する書類です。例えば、金銭を受領した事実、契約内容、物品の引渡し状況などを確認するために作成されます。

一方、同意書は、特定の行為や条件について同意する意思を明らかにするために作成されます。確認書や同意書であっても、その内容によっては法律上の権利義務に関係する場合があります。そのため、単に「確認した」「同意した」と記載するだけでなく、何について確認・同意したのか、その対象や範囲を明確にすることが重要です。

協議書とは、一般的に、当事者間で協議した結果や合意事項を記載する書類です。例えば、財産の分配、契約条件の変更、共同事業に関する取り決めなどについて作成されることがあります。協議書という名称であっても、当事者間で具体的な合意が成立していれば、その内容に応じた法的効力が生じる場合があります。なお、単なる協議経過の記録である場合と、最終的な合意事項を定めた場合とでは、法律上の意味が異なります。

示談書や和解書は、一般的に、当事者間で生じた紛争や問題について、解決条件を記載するために作成される書類です。民法695条は、当事者が互いに譲歩して、その間に存在する争いをやめることを約することによって和解契約が成立すると定めています。

一方、「示談」は実務上広く使用されている言葉であり、示談書という名称の書類が、常に民法上の和解契約に該当するとは限りません。示談書や和解書を作成する場合には、解決の対象となる問題、金銭の支払条件、今後の請求の取扱いなどを明確にすることが重要です。特に、解決後に追加の請求を行わないことなどを定める清算条項については、その対象と範囲を慎重に検討する必要があります。なお、既に紛争が生じている案件については、法律上、行政書士が取り扱うことのできる業務の範囲に注意が必要です。

借用書は、一般的に、金銭などを借りた事実や返済の約束を明確にするために作成されます。金銭の貸借に関する書類には、借用書のほか、金銭消費貸借契約書などがあります。借用書は借主側が署名・押印して貸主に差し入れる形式が一般的ですが、金銭消費貸借契約書は貸主と借主の双方が署名・押印する形式で作成されることが多くあります。

ただし、いずれも名称や署名者の数だけで法的効力が決まるものではありません。金銭貸借に関する書類では、貸付金額、金銭の交付の有無、返済期限、返済方法、利息の有無などを明確にすることが重要です。

契約は、原則として当事者の申込みと承諾など、意思表示の合致によって成立します。契約書を作成することが、すべての契約において成立要件となるわけではありません。ただし、法律上、特別な方式が要求される契約もあります。

契約が有効に成立すると、その内容に応じて当事者間に法律上の権利義務が生じます。例えば、金銭の貸借契約では、契約の内容や成立の態様に応じて、返済義務などが問題になります。また、契約書や合意書に記載された条項であっても、法令に違反する内容や公序良俗に反する内容などについては、無効となる場合があります。したがって、当事者が書面に記載して署名・押印すれば、どのような内容でも有効になるわけではありません。

契約書や覚書、念書などには、合意内容や事実関係を証明するための資料としての役割があります。例えば、口約束だけで金銭の返済を約束した場合、後になって返済期限や金額について争いが生じることがあります。そのような場合に、合意内容を記載した書面があれば、何を約束したのかを明らかにする資料となります。

ただし、書類が存在することと、そこに記載された内容がすべて真実であることは別問題です。署名・押印された書類であっても、その内容や作成経緯などが争われる場合があります。書類を作成する目的は、単に法的効力を持たせることだけではありません。約束や合意の内容を明確にし、後日の認識の違いや紛争を予防することにもあります。

LOIは、一般的に「意向表明書」などと訳され、契約締結に向けた当事者の意向や基本的な条件を示すために作成される文書です。例えば、企業間の取引や事業譲渡などに関する交渉の初期段階で使用されることがあります。

MOUは、一般的に「基本合意書」「了解覚書」などと訳され、当事者間で確認した基本的な事項や合意内容を記録するために作成されます。LOIとMOUについて、法律上、一律に定められた使い分けがあるわけではありません。

LOIやMOUは、最終契約を締結する前の段階で作成されることがあります。しかし、最終契約前の文書であるという理由だけで、すべての条項に法的拘束力がないとは限りません。

例えば、最終的な取引の実行については法的拘束力を持たせない一方、秘密保持義務や独占交渉義務などについては法的拘束力を持たせる場合があります。そのため、LOIやMOUを作成する際には、どの事項について法的拘束力を持たせるのか、どの事項については拘束力を持たせないのかを明確にすることが重要です。また、LOIやMOUを作成したことだけで、当然に誠実交渉義務が発生すると一律に判断することはできません。

「仮契約」という名称の書類も、さまざまな場面で利用されています。しかし、仮契約というタイトルが付いているからといって、必ず法的拘束力がないというわけではありません。

例えば、既に契約の主要な内容について合意している場合や、一定の条件が成就したときに効力が生じることを定めている場合など、具体的な内容によって法律上の取扱いは異なります。仮契約を作成する場合には、何が「仮」なのか、いつ、どのような条件で効力が生じるのかを明確にする必要があります。