金銭消費貸借，業務委託，業務請負など合意書，覚書の具体的な作成例｜神戸　行政書士オフィス辻下

友人、知人、親族などの個人間では、日常生活の中でさまざまな約束を交わすことがあります。例えば、知人のために一時的に費用を立て替えた場合、後日、その費用を誰が、いつまでに、どのような方法で負担するのかを取り決めることがあります。

このような場合、口頭だけの約束では、金額や支払期限について後から認識が異なる可能性があります。そこで、当事者双方が合意した内容を明確にし、将来の認識違いを防ぐために合意書を作成する方法があります。

例えば、甲が乙の依頼によって引越費用の一部を立て替えて支払い、乙が後日その費用を甲に返還することを約束した場合です。

作成するときのポイント

この合意書では、次の事項を明確にしています。

• 約束の原因：甲が乙のために引越費用を立て替えたこと
• 支払う金額：立替金80,000円
• 支払期限と方法：具体的な年月日と銀行振込
• 支払完了後の取扱い：立替金返還債務が消滅すること

このように、個人間の合意書では、単に「お金を支払うことに合意した」と記載するのではなく、何のための支払いなのか、金額はいくらか、いつまでに支払うのかを明確にすることが重要です。また、既に立て替えた費用を確認する場合には、領収書や振込記録などによって、立替金額を確認できるようにしておくことが望まれます。なお、この作成例は、乙が甲に対して立替金の返還義務を負っていることについて、当事者間に争いがない場合を想定しています。

友人、知人、親族などの間で何らかの約束をした場合、口頭だけでは約束の内容や履行期限について認識が異なることがあります。例えば、相手に預けている物品を返還してもらうことや、一定の期日までに必要な手続を行うことなどについて、当事者双方で合意した内容を文書にする場合です。

合意書には、主に次の事項を記載します。

• 誰と誰が合意したのか
• 何について合意したのか
• 誰が、何を、いつまでに行うのか
• 履行の方法や費用負担
• その他必要な事項

作成するときのポイント

この例では、返還する物品、返還期限、返還場所、費用負担を明確にしています。特に、返還対象となる物品は、後から別の物品と混同しないよう、名称だけでなく、型番、製造番号、数量などによって特定することが重要です。

また、返還期限を「できるだけ早く」「都合のよいとき」などと記載すると、履行時期が不明確になります。具体的な年月日を定めるほか、必要に応じて返還場所や引渡方法も明記します。なお、物品の所有権自体に争いがある場合や、既に当事者間で紛争が生じている場合には、単純な返還合意書では対応できないことがあります。

当初の返済期限を延長する場合の作成例です。

作成時のポイント

返済期限の変更では、変更前と変更後の年月日を明確に記載します。既に返済期限が経過している場合には、未払元金、利息、遅延損害金の有無と金額、従前の支払遅延についての取扱いなども確認する必要があります。単に返済期限を変更するだけで、既に発生した遅延損害金が当然に消滅するわけではありません。

また、連帯保証人がいる場合には、保証契約への影響についても別途確認する必要があります。

当初は借入金を一括返済する予定であったものの、貸主と借主が合意して分割払いに変更する場合の例です。

作成時のポイント

分割払いに変更する場合には、分割回数、各回の支払金額、支払期限、支払方法を明確にする必要があります。上記の例では、60万円を毎月10万円ずつ6回に分けて返済する内容としています。

実際の作成では、端数が生じる場合の最終回の支払金額や、利息・遅延損害金をどのように取り扱うかも整理します。また、分割払いが履行されなかった場合に残額を一括請求するため、期限の利益喪失条項を設けることがあります。

ただし、期限の利益喪失事由は、一度の支払遅延とするのか、複数回の遅延とするのかなど、当事者の合意内容に応じて定めます。なお、この例は分割返済に関する基本的な記載例です。既に発生している利息・遅延損害金の処理、保証人の有無、時効その他の事情によって、追加条項が必要になることがあります。

金銭消費貸借契約の締結後に、無利息の貸付けを利息付きに変更する場合や、既存の利率を変更する場合があります。

作成時のポイント

利息を変更する場合には、利率だけでなく、いつから変更後の利率を適用するのかを明確にします。また、利息の計算方法、支払時期、元金の一部返済があった場合の取扱いも確認する必要があります。利率については利息制限法などの適用関係にも注意が必要です。

分割払いの契約では、支払いが遅れた場合に、残額を一括請求できる条件を定めることがあります。この条件を変更する場合の条項例です。

作成時のポイント

期限の利益喪失条項は、支払遅延時の当事者の権利義務に影響する重要な条項です。「2回以上」とする場合にも、連続した2回に限定するのか、累計2回とするのかなど、解釈に疑義が生じないようにする必要があります。また、一定額以上の滞納が生じた場合を期限の利益喪失事由とする方法もあります。

借入金をすべて返済した場合、貸主と借主の間で、返済が完了したことを書面で確認することがあります。

作成時のポイント

この例では、債権債務が存在しないことを確認する対象を、特定の金銭消費貸借契約に限定しています。貸主と借主の間に別の貸借契約や取引関係がある場合には、それらまで清算の対象に含めないよう注意が必要です。

また、実際には全額の弁済が完了していない場合に、債権者が残額を放棄するのであれば、単なる弁済完了の確認とは異なる内容の書面が必要になります。

【相殺・債権放棄によって債務を消滅させる場合】

借入金の債務が消滅する原因には、弁済のほか、相殺や債権放棄などがあります。

作成時のポイント

相殺をする場合には、相殺する債権の内容、金額、弁済期、相殺後の残額などを確認する必要があります。債権放棄の場合には、放棄する債権の範囲を明確にします。なお、相殺や債権放棄については、民法上の要件や税務上の取扱いも関係することがあるため、実際の事情に応じた確認が必要です。

金銭の貸借について、後日、公正証書を作成することを当事者間で取り決める場合があります。

作成時のポイント

この覚書は、将来、公正証書を作成することについて合意した内容を記録するものです。覚書を作成しただけで、直ちに強制執行ができるようになるわけではありません。一定額の金銭の支払などについて、法定の要件を満たす強制執行認諾文言付き公正証書が作成された場合には、裁判で判決を取得することなく強制執行の手続を進められる場合があります。

ただし、実際の強制執行には、執行文の付与や送達など、事案に応じて必要な手続があります。公正証書を作成する場合には、公証役場で必要書類や具体的な作成手続を確認します。

借主が家賃を滞納した場合、滞納金額を確認し、支払期限や支払方法を取り決めるために覚書を作成することがあります。

作成時のポイント

滞納家賃に関する覚書では、滞納している期間と金額を明確にすることが重要です。特に、賃料以外に共益費、管理費、遅延損害金などの未払金がある場合には、それぞれの金額を区別して記載することが考えられます。また、既に賃貸借契約が解除されている場合と、契約を継続しながら滞納分の支払いを取り決める場合とでは、必要な条項が異なります。

滞納家賃を一括して支払うことが難しい場合には、賃貸人と賃借人が合意して分割払いにすることがあります。この場合、前記の覚書の第2条を、例えば次のように変更します。

作成時のポイント

分割払いにする場合には、通常の毎月の家賃と、過去の滞納家賃の分割金とを区別して記載します。また、滞納家賃の分割払いを認めることと、賃貸借契約の解除の可否は別の問題です。

賃料の不払いがあったからといって、常に直ちに賃貸借契約を解除できるとは限りません。解除の可否は、契約内容や不払いの状況、信頼関係の破壊の有無などを踏まえて判断されます。そのため、分割払いに関する覚書へ契約解除に関する条項を設ける場合には、慎重な検討が必要です。

建物の所有者が変更された場合などには、賃貸人の地位が別の者へ移転することがあります。この場合、新旧賃貸人や賃借人の間で、賃貸人の変更に関する事項を確認する書面を作成することがあります。

作成時のポイント

賃貸人の変更については、所有権の移転に伴い法律上賃貸人の地位が移転する場合と、当事者の合意によって賃貸人の地位を移転する場合があります。そのため、すべての場合に賃借人を含む三者の合意が必要になるわけではありません。

また、敷金返還債務の承継、未払賃料の帰属、賃料の支払先、賃貸人の地位の留保などについても、事案に応じた確認が必要です。この記載例は、賃貸人の地位が既に移転していることを関係者間で確認する場合の一例です。

当初の契約で定めていた業務内容や仕様を変更する場合の例です。

作成時のポイント

業務内容や仕様を変更する場合には、変更前と変更後の内容を比較できるようにすることが重要です。仕様書を添付している契約では、変更仕様書を覚書に添付する方法が考えられます。

また、仕様変更によって納期や委託料が変わる場合には、それらも同時に変更する必要があります。業務の性質によっては、成果物の検収、著作権その他の知的財産権、再委託、保守対応などへの影響も確認します。

業務内容や報酬を変更せず、納期だけを延長する場合には、次のような条項を設けることがあります。

作成時のポイント

納期変更の場合には、単に日付を変更するだけでなく、納期の変更理由や、遅延に伴う損害賠償・違約金などの取扱いを確認する必要があります。既に納期を経過している場合には、従前の遅延について責任を免除するのかどうかも、必要に応じて明確にします。

契約締結後に業務内容が増加した場合などには、契約金額を変更することがあります。

作成時のポイント

契約金額の変更では、変更後の総額を定める方法と、原契約の金額に追加報酬を加算する方法があります。いずれの場合も、消費税の取扱い、支払時期、請求書の発行、既払金との関係を明確にすることが重要です。

仕様変更によって追加費用が発生する場合には、その金額や負担者を明確にします。

作成時のポイント

追加費用を請求しない場合には、どの変更業務に関する費用を対象とするのかを明確にすることが大切です。対象を曖昧にすると、その後さらに追加業務が発生した場合にも、追加費用を請求できないのかという問題が生じることがあります。

契約内容を変更する場合には、どの契約を変更するのかを特定する必要があります。例えば、次のように記載します。

当事者間で複数の契約を締結している場合には、契約日だけでなく、契約名、対象業務、対象物件なども記載して特定します。

契約内容を変更する覚書では、変更前と変更後の内容を併記すると、変更箇所を確認しやすくなります。例えば、契約期間を変更する場合には、次のように記載します。

なお、変更前と変更後を必ず併記しなければならないというわけではありません。原契約の特定の条項を全文差し替える方法や、変更内容のみを記載する方法もあります。

覚書を締結した日と、変更内容を適用する日が異なる場合があります。その場合には、変更内容の適用開始日を明確にすることが重要です。

過去の日付から変更内容を適用する場合には、既に発生している権利義務や第三者との関係への影響も確認する必要があります。

契約の一部だけを変更する場合には、それ以外の条項が引き続き適用されることを明確にします。

ただし、覚書の内容によっては、この条項だけでは原契約との矛盾を解消できない場合があります。そのため、変更内容と原契約の関連条項を確認したうえで作成する必要があります。

誰と誰が合意したのかを明確にします。個人の場合には氏名や住所、法人の場合には法人名、所在地、代表者などを記載します。法人の担当者が署名する場合には、契約締結権限の有無についても確認が必要です。

「誠実に対応する」「速やかに支払う」「必要に応じて協議する」などの表現だけでは、具体的な義務の内容が不明確になることがあります。支払義務を定めるのであれば、金額、支払期限、支払方法などを記載します。物品の返還義務であれば、返還対象、期限、場所、方法を明確にします。

既存の契約内容を変更する場合には、原契約の他の条項との関係を確認します。例えば、返済方法を変更する場合には、返済期限だけでなく、期限の利益喪失条項や遅延損害金に関する条項も確認する必要があります。また、業務委託契約で仕様を変更する場合には、納期、報酬、検収条件などにも影響することがあります。

合意書には、当事者間の債権債務が存在しないことを確認する「清算条項」を設ける場合があります。ただし、清算条項の対象を広く定めると、当事者が残しておきたい別の債権債務に影響するおそれがあります。そのため、特定の契約に関する債権債務だけを清算するのか、当事者間のすべての債権債務を清算するのかを明確にすることが重要です。

合意書や覚書は、一般に、書面への署名・押印がなければ常に無効になるというものではありません。ただし、当事者が合意したことや書面の成立を後から確認できるようにするため、署名又は記名押印を行い、各当事者が書面を保管する方法が考えられます。

また、電子契約を利用する場合には、電子署名や本人確認、データの保存方法などにも注意が必要です。なお、法律上、特定の方式が必要とされる契約については、その方式を満たす必要があります。

1．合意した内容を具体的な条項として整理できる

当事者間で決めた内容を、誰が、何を、いつまでに行うのかという観点から整理し、書面として明確にします。

2．必要な条項の記載漏れや矛盾を防ぎやすくなる

支払期限、履行方法、費用負担、原契約との関係などを確認し、合意内容に応じた条項を検討します。

3．将来の認識違いやトラブルの予防につながる

口頭だけでは曖昧になりやすい約束を文書化することで、当事者間で合意内容を確認しやすくなります。