合意者、覚書を作成するときの基本となる要点と法的に有効な書き方｜神戸　行政書士オフィス辻下

最初に、合意する当事者を明確にします。個人間の合意であれば、当事者の氏名や住所を確認します。法人が当事者となる場合には、法人名、所在地、代表者などを確認します。また、代理人が契約を締結する場合には、代理権の有無や範囲を確認する必要があります。

次に、合意の対象となる事項を明確にします。例えば、次のような内容です。

• 立て替えた費用の返還について合意する
• 預かっている物品の返還について合意する
• 借入金の返済期限を変更する
• 業務委託契約の報酬を変更する
• 契約期間を延長する
• 契約を終了する条件を取り決める

何について合意するのかが曖昧なままでは、必要な条項を整理することが難しくなります。

既に契約書を作成している場合には、その契約の内容を確認します。例えば、金銭消費貸借契約の返済期限を変更する場合には、原契約に定められている返済期限や変更に関する条項を確認する必要があります。また、変更する条項だけでなく、関連する条項との整合性も確認します。

合意書や覚書では、当事者が負担する義務を具体的に記載することが重要です。例えば、金銭の支払いであれば、次の事項を確認します。

• 誰が支払うのか
• 誰に支払うのか
• 何のための支払いなのか
• 金額はいくらか
• いつまでに支払うのか
• どのような方法で支払うのか

物品の返還であれば、返還する物品、返還期限、返還場所、返還費用の負担などを確認します。

既存の契約を変更する場合には、当事者以外の権利に影響しないか確認することも重要です。例えば、借入金の返済条件を変更する場合、保証人がいるときには、変更内容が保証債務に及ぼす影響を確認する必要があります。また、契約の種類によっては、第三者の承諾や法律上の手続が必要となる場合があります。合意書や覚書を作成する前に、当事者、合意内容、既存契約、履行条件、第三者への影響を整理することが基本となります。

• �@ 表題

書面の名称を記載します。

• �A 前文

当事者と合意の対象を記載します。

• �B 本文

当事者間で合意した事項を条項として記載します。

• �C 後文

書面の作成通数、署名・押印、保管方法などを記載します。

• �D 作成年月日・当事者の表示

作成年月日、住所、氏名などを記載します。

以下は、個人間で合意した事項を確認する場合の基本的な構成例です。

※上記は基本構成を示す書式例です。実際の合意内容によって、必要な条項や記載方法は異なります。

既存の契約内容を変更する場合には、原契約との関係を明確にした覚書を作成することがあります。

※変更する条項の内容によっては、関連条項の修正や追加条項が必要となる場合があります。

曖昧な記載例

『乙は甲に対し、できるだけ早く立替金を返済する。』

この記載では、支払期限が明確ではありません。

改善した記載例

『乙は甲に対し、立替金80,000円を、令和〇〇年○月○日限り、甲の指定する銀行口座に振り込む方法により支払う。』

このように、支払金額、支払期限、支払方法を明確にします。なお、立替金の返還について記載する場合には、立替えの事実や返還義務について当事者間で確認できていることが前提となります。

曖昧な記載例

『乙は甲から借りた物を返す。』

この記載では、返還する物品や返還期限が明確ではありません。

改善した記載例

『乙は甲に対し、甲から借り受けたノートパソコン（メーカー○○、型番○○、製造番号○○）1台を、20XX年○月○日までに、甲の住所地において返還する。』

物品の返還に関する合意では、対象物を特定し、返還期限、返還場所、返還方法などを明確にすることが重要です。

曖昧な記載例

『契約期間を延長する。』

この記載では、いつまで延長するのかが明確ではありません。

改善した記載例

『甲及び乙は、原契約第○条に定める契約期間の終期を、令和〇〇年○月○日から令和〇〇年○月○日に変更する。』

契約期間を変更する場合には、変更対象となる契約条項と、変更後の期間を明確にします。なお、契約の種類によっては、更新や期間変更について法律上の制限がある場合があります。

曖昧な記載例

『必要な費用は双方で負担する。』

この記載では、どの費用を、どのような割合で負担するのかが明確ではありません。

改善した記載例

『本合意に基づく物品の返還に必要な梱包費用及び送料は、乙の負担とする。』

費用負担については、対象となる費用と負担者を明確にします。

合意書や覚書では、次のような表現に注意が必要です。

• できるだけ早く
• なるべく速やかに
• 必要に応じて
• 適切な金額
• 双方で負担する
• 後日協議する

これらの表現が常に不適切というわけではありません。しかし、具体的な義務や履行期限を定める必要がある場面では、曖昧な表現を避け、できる限り明確な内容にすることが望まれます。

まず、変更する対象となる契約を特定します。例えば、次のように記載します。

『甲及び乙は、令和〇〇年○月○日付で締結した売買契約（以下『原契約』という。）について、次のとおり合意する。』

契約日、契約名、当事者などを記載し、どの契約を変更するのかを明確にします。

例えば、売買契約の代金を変更する場合です。原契約に次の条項があるとします。

変更前

当事者双方が売買代金を550,000円に変更する場合には、次のように記載する方法があります。

変更後の覚書の条項例

このように、変更対象となる条項を特定し、変更後の内容を明確にします。なお、売買代金の変更に伴い、支払方法、支払期限、消費税の取扱いなど、他の条項にも影響する場合には、それらについても確認が必要です。

契約内容を変更する場合には、いつから変更後の内容を適用するのかを明確にすることが重要です。例えば、次のように記載します。

『本覚書による変更は、令和〇〇年○月○日から適用する。』

ただし、変更内容によっては、適用開始日を別途定める必要がない場合もあります。

原契約の一部だけを変更する場合には、変更しない条項の取扱いを明確にします。例えば、次のような条項です。

『原契約の各条項のうち、本覚書によって変更されない事項については、引き続き原契約の定めによる。』

この条項により、原契約の一部を変更し、それ以外の条項は維持するという当事者の意思を明確にできます。

原契約と覚書の記載内容に矛盾がある場合には、どちらを優先するのかが問題となることがあります。そのため、必要に応じて、次のような条項を設ける方法があります。

『原契約の定めと本覚書の定めが矛盾する場合には、本覚書の定めを優先する。』

ただし、覚書の内容によっては、原契約の他の条項にも影響する場合があります。単に優先関係を定めるだけでは十分でないこともあるため、変更内容と関連条項の整合性を確認する必要があります。

契約は、法律に特別の定めがある場合を除き、当事者の意思表示の合致によって成立します。そのため、一般の契約については、署名・押印がなければ必ず無効になるというわけではありません。しかし、書面を作成する場合には、当事者が内容を確認し、合意したことを示すため、署名又は記名押印を行うことが考えられます。

民事訴訟法第228条第4項は、私文書について、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する旨を定めています。ただし、書面が真正に成立したことと、記載内容がすべて真実であることは同じではありません。また、署名・押印があるだけで、書面に記載されたすべての事項が当然に法的拘束力を持つわけではありません。

法人が合意書や覚書を締結する場合には、契約締結権限を有する者が手続を行う必要があります。代表者以外の担当者が署名・押印する場合には、その者に契約締結権限があるかを確認することが重要です。

紙の合意書や覚書を作成する場合には、当事者双方が原本を保管する方法が一般的です。例えば、当事者が2名の場合には、原本を2通作成し、双方が各1通を保管する方法があります。また、原契約を変更する覚書については、原契約と一緒に保管しておくことが望まれます。

合意書や覚書は、契約の種類や法令上の要件に応じて、電子契約の方法で作成できる場合があります。電子契約を利用する場合には、本人確認の方法、電子署名の仕組み、記録の保存方法などを確認することが重要です。また、法律上、特定の方式が必要とされる契約については、その要件を満たす必要があります。

印紙税法では、一定の契約書や証書などが課税文書として定められています。例えば、請負契約に関する契約書や金銭消費貸借契約書などは、記載内容によって印紙税の対象となる場合があります。また、既存の契約内容を変更する覚書であっても、変更する事項によっては課税文書に該当する場合があります。

契約内容を変更する覚書については、原契約の種類や変更する事項などを確認する必要があります。例えば、請負契約の契約金額を変更する場合には、その変更内容によって印紙税の取扱いが異なります。単に「覚書」という名称にしても、課税文書に該当する場合には、印紙税の対象となります。

課税文書に該当する契約書などを複数通作成した場合には、それぞれの書面について印紙税が必要となる場合があります。ただし、写しや副本などの取扱いについては、その書面が契約の成立などを証明する目的で作成されたものかどうかなどによって判断されます。

一般に、電子データとして作成・締結され、紙の課税文書を作成しない電子契約については、印紙税の課税対象となりません。ただし、電子契約を利用していても、別途、課税文書に該当する紙の書面を作成した場合には、その書面について印紙税の検討が必要です。

印紙税が必要な書面について収入印紙を貼らなかった場合には、印紙税法上の問題が生じることがあります。しかし、収入印紙を貼っていないことだけを理由に、契約が当然に無効になるわけではありません。印紙税の納付義務と、契約の私法上の効力は別の問題です。印紙税の取扱いについては、国税庁の案内などで確認することが重要です。

「後日支払う」「できるだけ早く返済する」といった記載では、支払期限について認識違いが生じる可能性があります。支払期限を明確にする必要がある場合には、具体的な年月日を記載することが望まれます。

金銭の支払いについて合意する場合には、金額を明確にします。また、報酬や代金の変更については、必要に応じて税込・税抜の区別、計算方法、支払対象なども確認します。

契約内容を変更する覚書では、どの契約を変更するのかを明確にする必要があります。原契約の日付、契約名、当事者などを確認し、対象となる契約を特定します。

例えば、返済期限を変更した場合、原契約に定められている分割返済日や期限の利益喪失条項などとの関係を確認する必要があります。一つの条項だけを変更した結果、他の条項との整合性が失われないように注意します。

契約終了や債務の清算について合意する場合には、清算の対象となる契約や債権債務を明確にすることが重要です。例えば、特定の立替金について清算するつもりであっても、広い表現を使用すると、他の債権債務まで対象に含まれると解釈されるおそれがあります。

保証人がいる契約や、第三者の権利が関係する契約を変更する場合には、当事者双方の合意だけで十分かを確認する必要があります。特に、保証債務の範囲や第三者の承諾の要否などについては、慎重な検討が必要です。

インターネット上のひな形は、一般的なケースを想定して作成されていることがあります。そのため、実際の合意内容に合っていない条項が含まれていたり、必要な条項が不足していたりする場合があります。ひな形を利用する場合でも、当事者の事情や合意内容に合わせて確認することが重要です。

契約は、法令に特別の定めがある場合を除き、当事者の意思表示の合致によって成立します。したがって、合意書や覚書に記載する内容について、当事者間で合意が成立していることが基本となります。一方の当事者だけが希望している内容を記載したとしても、それだけで相手方に契約上の義務が生じるわけではありません。

合意内容が公序良俗に反する場合や、強行法規に違反する場合には、全部又は一部の効力が認められないことがあります。当事者双方が合意している場合でも、法律上、自由に定めることができない事項があります。

合意の成立過程に錯誤、詐欺、強迫などがあった場合には、民法の規定に基づいて意思表示を取り消すことができる場合があります。ただし、これらの事情があれば、すべて当然に無効になるというわけではありません。無効と取消しは異なる制度であり、それぞれの要件に従って判断されます。

合意した内容を実現することが困難である場合でも、それだけで契約が当然に無効になるわけではありません。民法第412条の2は履行不能について定めており、契約成立時に履行が不能であった場合でも、一定の場合に損害賠償請求が問題となることがあります。そのため、履行不能と契約の無効を混同しないことが重要です。

合意書や覚書は、有効な合意内容に応じて契約としての拘束力が生じる場合があります。また、合意した内容を示す証拠として利用される場合もあります。しかし、合意書や覚書が存在するだけで、記載された内容がすべて有効となったり、裁判で必ず認められたりするわけではありません。また、通常の合意書や覚書だけで直ちに強制執行できるわけでもありません。

これらの違いについては、次の記事で詳しく解説しています。

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［合意書や覚書の効力と契約書との違いはこちら］→【『合意書や覚書の効力と契約書との違い』を詳しく見る】

1．合意した内容を具体的な条項として整理できる

当事者間で決めた内容を確認し、誰が、何を、いつまでに、どのような方法で行うのかという観点から整理します。

2．必要な条項の記載漏れや矛盾を防ぎやすくなる

金額、支払期限、履行方法、費用負担、原契約との関係などを確認し、合意内容に応じた条項を検討します。

3．将来の認識違いやトラブルの予防につながる

口頭だけでは曖昧になりやすい約束を文書化することで、当事者間で合意内容を確認しやすくなります。