合意書や覚書の効力と契約書との違いついて。書類の違いによる効力｜神戸行政書士オフィス辻下

合意書とは、一般的に、当事者間で合意した事項を書面にしたものです。例えば、次のような場合に作成されます。

• 個人間で約束した内容を確認する場合
• 金銭の支払金額や支払期限について合意した場合
• 既存の契約内容を変更する場合
• 契約を終了することについて双方が合意した場合
• 当事者間の権利義務を確認する場合

合意書は、当事者双方が話し合って決めた内容を明確にし、後から確認できるようにするために利用されます。例えば、友人のために立て替えた費用について、返還金額や支払期限を双方で取り決めた場合、その内容を合意書にすることが考えられます。また、契約の終了日や未払金の清算方法などを取り決める場合にも、合意書が利用されます。

覚書とは、一般的に、当事者間で確認した事項や取り決めた内容を書面にしたものです。日常的には、忘れないためのメモや記録という意味で使われることもあります。

しかし、契約実務では、覚書が単なるメモにとどまらず、契約内容を補足したり、変更したりする書面として利用されることがあります。例えば、次のような場合です。

• 契約期間を延長する
• 借入金の返済期限を変更する
• 業務委託契約の報酬を変更する
• 契約書に定めていない事項を追加する
• 既存の契約について確認事項を残す

覚書という名称であっても、当事者間で有効な合意が成立していれば、その内容に応じた法的効力が生じる場合があります。

契約書とは、当事者間で成立した契約の内容を書面にしたものです。売買契約、賃貸借契約、金銭消費貸借契約、業務委託契約など、さまざまな契約で作成されます。契約書には、通常、当事者の権利義務、契約期間、代金や報酬、履行方法、契約終了の条件などを記載します。

もっとも、契約書という名称が付いていれば、必ず法的に有効な契約が成立するわけではありません。契約が有効に成立しているかどうかは、当事者の意思表示や契約内容、法令上の要件などによって判断されます。

合意書、覚書、契約書は、一般的には作成する目的や場面によって使い分けられています。しかし、法律上、これらの名称によって契約としての効力が一律に区別されているわけではありません。

例えば、契約期間の延長について当事者双方が合意し、その内容を「覚書」として作成した場合でも、有効な契約変更としての効力が認められることがあります。反対に、「契約書」という名称を付けていても、当事者間で契約内容について合意が成立していなければ、契約が成立したとはいえない場合があります。書面の名称ではなく、当事者が何について合意したのか、その内容が法律上有効かどうかが重要です。

合意書は、当事者双方が合意した事項を確認する書面として利用されることが多くあります。一方、覚書は、既存の契約内容を変更したり、契約に関する補足事項を確認したりする場合に利用されることがあります。例えば、借入金の返済期限を延長する場合には、「返済期限変更に関する覚書」という名称が考えられます。しかし、同じ内容を「返済期限変更合意書」として作成することも可能です。どちらの名称を使用するかによって、当然に法的効力が変わるわけではありません。

念書は、一般的に、一方の当事者が特定の事項を約束したり、事実を確認したりして、相手方に差し入れる書面として利用されます。例えば、借主が貸主に対して「借入金を○月○日までに返済する」と約束する書面を、念書として作成する場合があります。

一方、貸主と借主が返済金額や返済期限について双方で合意し、その内容を書面にする場合には、合意書という名称が考えられます。ただし、念書であっても、その内容や作成経緯によっては、当事者間の合意を示す書面となる場合があります。また、念書を受け取った側が常に義務を負わないというわけでもありません。念書に誰が署名したかという形式だけではなく、書面の内容や当事者の意思、成立経緯を確認する必要があります。

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合意書、覚書、契約書、念書という名称だけで、法的効力の強弱が決まるわけではありません。例えば、次のような書面があったとします。

この条項について、有効な支払義務が成立している場合には、書面の名称が「合意書」であっても「覚書」であっても、その名称だけを理由に効力が否定されるものではありません。ただし、支払義務が実際に存在するかどうかは、支払いの原因となる契約や合意の成立状況などによって判断されます。したがって、書面の名称よりも、何を約束し、どのような権利義務を定めたのかを明確にすることが重要です。

友人、知人、親族などの間で約束した事項を、後から確認できるようにする場合です。例えば、次のようなケースがあります。

• 立て替えた費用を後日返還する約束
• 預かっている物品を返還する約束
• 金銭の支払期限や支払方法の取り決め
• 当事者間で決めた費用負担の確認

このような場合には、約束の内容、履行期限、履行方法などを明確にした合意書を作成することが考えられます。

既に締結している契約の一部を変更する場合には、覚書や変更合意書を作成することがあります。例えば、金銭消費貸借契約について、当初の返済期限を延長する場合です。

この場合、原契約のどの条項を変更するのか、変更後の返済期限をいつにするのかを明確にします。また、変更しない条項は引き続き適用することを確認する場合もあります。

契約書を作成した後に、当初の契約書では定めていなかった事項を追加することがあります。例えば、業務委託契約について、追加業務の内容や報酬を取り決める場合です。このような場合には、原契約を特定し、追加する事項を覚書として作成することが考えられます。

契約期間の途中で、当事者双方が契約を終了することに合意する場合があります。この場合には、契約終了日、未払金の支払い、返還物、清算事項などを定めた合意書を作成することがあります。なお、当事者双方の合意によって契約を終了する場合と、法律上又は契約上の解除権に基づいて一方当事者が解除する場合とでは、法的な仕組みが異なります。

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当事者間で有効な合意が成立した場合には、その内容に応じた権利義務が生じることがあります。例えば、甲と乙が、乙の負担する立替金10万円を一定の期日までに返還することについて合意した場合です。その合意が有効に成立していれば、乙は合意した条件に従って返還義務を負うことになります。

この場合、書面の名称が「合意書」であることを理由に、契約としての効力が否定されるわけではありません。ただし、書面に記載された事項のすべてが、当然に法律上の権利義務となるわけではありません。単なる事実確認や、将来の協議予定を記載した事項などについては、その内容や当事者の意思に応じて法的性質が異なります。

合意書や覚書を作成する重要な目的の一つが、当事者間で合意した内容を後から確認できるようにすることです。口頭だけの約束では、後になって「そのような約束はしていない」「支払期限は違っていた」など、当事者間で認識が異なることがあります。

合意書や覚書に具体的な内容を記載しておけば、どのような事項について合意したのかを示す資料になります。また、裁判になった場合には、合意書や覚書を証拠として提出することもできます。ただし、書面が存在するからといって、そこに記載された内容が必ず裁判所に認められるわけではありません。裁判所は、書面の成立の真正、記載内容、作成経緯、その他の証拠などを踏まえて判断します。

通常の合意書や覚書があるだけで、直ちに相手方の財産を差し押さえることはできません。

例えば、合意書に金銭の支払義務が記載されていても、相手方が支払わない場合に、その合意書だけで直ちに銀行預金などを差し押さえられるわけではありません。強制執行を行うためには、原則として、確定判決など法律で定められた債務名義が必要です。

また、一定の金銭の支払いなどについて、法定の要件を満たした強制執行認諾文言付き公正証書が作成されている場合には、裁判で判決を取得することなく強制執行の手続を進められる場合があります。ただし、その場合にも、実際の強制執行には必要な手続があります。契約としての拘束力があることと、その書面だけで強制執行できることは別の問題です。

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例えば、金銭の支払いについて、単に「後日支払う」と約束した場合、具体的な支払期限が明確でないことがあります。合意書に支払金額、支払期限、支払方法を記載することで、当事者間の認識をそろえやすくなります。

既存の契約について覚書を作成する場合には、変更前と変更後の内容を明確にすることが重要です。例えば、返済期限を延長した場合、変更後の返済期限だけでなく、どの契約について変更したのかを明確にします。これにより、原契約と覚書の関係を確認しやすくなります。

当事者本人の署名や押印がある書面は、その書面が本人の意思に基づいて作成されたかどうかを判断するうえで重要な資料となります。民事訴訟法第228条第4項は、私文書について、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する旨を定めています。

ただし、書面の成立が真正であることと、記載内容がすべて真実であることは同じではありません。また、署名・押印がない書面であっても、他の事情や証拠によって成立や内容が認められる場合があります。そのため、書面を作成する際には、署名・押印の有無だけでなく、当事者の確認方法や書面の保管方法なども重要になります。

民法第90条は、公の秩序又は善良の風俗に反する法律行為を無効としています。例えば、社会的に許容されない内容の約束については、当事者双方が合意していても、その効力が認められない場合があります。

当事者が自由に変更できない法律上の規定に反する内容を定めた場合には、その条項の全部又は一部が無効となることがあります。例えば、消費者契約法や借地借家法など、契約の種類や当事者の関係によって適用される法律に注意が必要です。

当事者の意思表示に一定の錯誤があった場合や、詐欺・強迫によって合意した場合には、民法の規定に基づいて意思表示を取り消すことができる場合があります。ただし、錯誤、詐欺、強迫があれば、すべて当然に無効になるというわけではありません。無効と取消しは法律上異なる制度であり、適用される要件も異なります。

契約は、原則として当事者の意思表示の合致によって成立します。しかし、契約の種類によっては、法律上、書面や公正証書などの方式が必要とされる場合があります。そのため、合意書や覚書という名称で書面を作成しただけでは、必要な法律上の要件を満たさない場合があります。

約束した内容を実現することが難しい場合でも、それだけで契約が当然に無効になるわけではありません。履行不能がある場合には、履行請求の可否、損害賠償、契約解除などが問題となることがあります。したがって、実現が困難であることと、法律上無効であることを区別する必要があります。

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民法第522条は、法令に特別の定めがある場合を除き、契約の成立には書面の作成その他の方式を必要としない旨を定めています。したがって、当事者間で有効な合意が成立していれば、口頭による約束であっても契約としての効力が生じる場合があります。

例えば、物品の売買や一定のサービスの提供について、口頭で合意した場合でも、契約が成立することがあります。ただし、契約の種類によっては、法律上、特別な成立要件や方式が必要となる場合があります。

口約束でも契約が成立する場合があるのであれば、なぜ合意書や覚書を作成するのでしょうか。その主な理由は、当事者間で合意した内容を明確にし、後から確認できるようにするためです。

例えば、金銭の支払いについて、金額だけを決めていても、支払期限や支払方法について明確にしていなければ、後から認識が異なることがあります。また、既存の契約を変更する場合にも、どの条項を変更したのかが不明確であれば、原契約との関係について争いが生じる可能性があります。合意書や覚書を作成する意義は、契約を成立させることだけでなく、合意内容を明確にし、将来の認識違いやトラブルを予防することにもあります。

誰と誰が合意したのかを明確にします。個人の場合には氏名や住所、法人の場合には法人名、所在地、代表者などを記載します。

何について合意したのかを明確にします。既存の契約を変更する場合には、原契約の契約日、契約名、変更する条項などを特定します。

誰が、何を、いつまでに、どのような方法で行うのかを記載します。金銭の支払いであれば、金額、支払期限、支払方法などを明確にします。

既存の契約の一部を変更する場合には、変更しない条項を引き続き適用することを確認する場合があります。また、原契約と覚書の内容が矛盾する場合の優先関係についても検討します。

書面を作成した日付を記載し、当事者が内容を確認したことを示すため、署名又は記名押印を行う方法が考えられます。ただし、署名・押印の必要性や法律上の方式は、書面の種類によって異なります。合意書・覚書の詳しい構成や記載方法については、次の記事で解説しています。

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一度成立した合意であっても、当事者双方が新たに合意することで、内容を変更できる場合があります。例えば、借入金の返済期限を延長したり、業務委託契約の報酬を変更したりする場合です。このような場合には、変更内容を明確にするため、変更合意書や覚書を作成することが考えられます。ただし、第三者の権利に影響する場合や、法令上の制限がある場合には、当事者間の合意だけでは対応できないことがあります。

当事者双方が契約を終了することに合意した場合には、その内容を書面にすることがあります。例えば、契約終了日、未払金の支払い、返還物、清算事項などを定めた契約終了合意書です。契約終了後の権利義務について認識違いが生じないようにするためには、終了条件や清算内容を明確にすることが重要です。

有効に成立した契約について、一方の当事者が後から気持ちを変えたという理由だけで、自由に撤回・解除できるとは限りません。契約を一方的に解除できるかどうかは、法律上の解除原因や契約で定めた解除条件などによって異なります。また、意思表示の取消しや契約の無効が問題となる場合もあります。詳しくは、次の記事で解説しています。

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1．合意した内容を具体的な条項として整理できる

当事者間で決めた内容を確認し、誰が、何を、いつまでに、どのような方法で行うのかという観点から整理します。

2．必要な条項の記載漏れや矛盾を防ぎやすくなる

金額、支払期限、履行方法、費用負担、原契約との関係などを確認し、合意内容に応じた条項を検討します。

3．将来の認識違いやトラブルの予防につながる

口頭だけでは曖昧になりやすい約束を文書化することで、当事者間で合意内容を確認しやすくなります。