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契約書や合意書などの書類を作成する意義とその必要性
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皆様はプライベートなやり取りや日々の暮らしなどで契約を意識することはあまりありませんが、日々、色々な契約をしながら暮らしています。例えば、キップを買って電車に乗ることや、スーパーでの買い物なども契約です。しかし、契約書という書類を作成し、署名してお互いに交わすことはほとんどしていません。原則、契約を結ぶのに書類は必要ありません。
書類を作成する意義とその必要性
契約と契約書
原則、書類を必要としない契約でも、契約書を作成するのは何故でしょう。そもそも契約とは、言ってみれば「約束」です。それも単なる約束ではなく「お互いの権利・義務に関する約束」をいいます。例えば、友達との帰り際に「また会おうね」というのは約束だと思いますが、契約ではないと思います。個人間の約束でも、いざとなれば裁判所などの国の力を借りてでも強制的に守らせることができような明確な約束です。もう少し堅い言葉でいうと、「相対立する二つ以上の意思表示の合致によって成立する法律行為」のことを言います。「当事者の一人がある効果を望んで、その効果を望む旨の意思を相手方に示して、相手方がその意思に対して応じる意思を示し、お互いの意思表示が合致することで成立し、法律上の効果が生じる」ことをいいます。例えば甲さんがケーキ屋さんでショートケーキを食べたいと思い、ショートケーキを自分の物にすることを望んで、「このショートケーキを下さい」と意思を示し、店員さんが「○○円頂きます」とその意思に応じる意思を示し、甲さんと店員さんの意思が合致し契約（売買契約）が成立します。契約が成立したので、法律上の効果として、甲さんは店員に対して「ショートケーキを引き渡してください」という権利が生じ、同時に代金○○円を支払う義務が生じます。店員には甲さんに対して「代金○○円支払って下さい」という権利が生じ、同時にショートケーキを引き渡す義務が生じます。先ほどの「また会おうね」では、いつ会うのか、どこで会うのかなど明確ではありません。約束だと思いますが、裁判所に行って強制的に守らせる事柄とも思えません。おそらく契約ではないと思います。
一方、契約書は契約の内容（約束した内容）を詳細に書面にしたものです。約束の当事者は誰か、いつ約束したか、いつからその約束の効力があるか、どんな権利と義務があって、どんな場合に権利が発生し、義務が発生するのか、その権利は誰のもので、その義務はだれが負うのか、対象としている物は何で、その数量・値段はいくらか、約束を守れなかった場合はどうするのか、突発的な非常事態で約束がを守れなかった場合はどうするのか、その場合誰がリスクを負うのか、どんな場合に約束したことを無かったことにするのか、約束を無かったことにした場合お互いどうするのか、トラブルが発生した時はお互いどうするのか等々、個別具体的な内容が詳細に書かれています。先ほどのケーキの買い物でも、意識していなくても法律上の権利・義務は発生してます。が、法律書を持ち出してわざわざ調べながら契約書を作成し、ケーキを買わないと思います。書面にする必要がない場合と書面を作成する必要がある場合を考えることが必要です
契約書や合意書などの書類作成の意義とその必要性
契約は契約書のことではありません。契約の成立に契約書の作成は必要ではなく、口頭でも契約は成立します。では何故、契約「書」を作成するのでしょうか。一様ではありませんが、契約当事者間における行為規範の明確化とトラブル発生時の行為規範の明確化があると思います。言葉を変えて言うと、書面を残しておけば、契約の締結後、各当事者は契約内容の実現に向けて何をすべきか、契約内容の実現後、各当事者は何をすべきかといった事柄が明確になります。誰とどんな内容の約束をしたのかが証拠として残ります。後日、記憶が曖昧になったり又は、相手が約束した内容と異なる主張をしても、書面を残しておけば、一目瞭然です。後々のトラブルを未然に防止できます。書面にした内容を読み返すことによって、お互いの意識のズレや内容の見落としを減らすことができます。後々、「こんなはずではなかった」あるいは、「そういうつもりではなかった」という状況を減らすことができます。又、内容の不履行が生じたり、当事者間で意見の食い違いが生じたとき、仲裁や裁判所等の紛争解決機関の判断の拠りどころすべき規範が明確になります。そのためには内容・表現が明確であること。複数の人が読んでも一つの意味にしか受けとらない内容であることです。約束・取決めをした当事者を明確にしておくことです。内容が明確であっても誰と誰の約束か又は、誰からの申し入れかが曖昧であれば意味がありません。後々のトラブルの原因となります。契約書は堅苦しいと思うかもしれませんが、覚書でも何でも変わりはありません。書面に残すことが大切です。
契約書や合意書，念書などの書類について専門家に聞いてみたいとお考えの方は、お気軽にお問い合わせ、ご相談ください。
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