相続人が遠方にいる場合の遺産分割協議書｜郵送での作成方法

遺産分割協議で重要なのは相続人全員の合意

遺産分割協議とは、被相続人（亡くなった方）が残した財産について、相続人全員で誰がどの財産を取得するのかを決める話し合いです。民法第907条第1項では、共同相続人は、一定の場合を除き、いつでも協議によって遺産の全部または一部の分割をすることができるとされています。

遺産分割協議について、相続人全員が同じ場所に集まって話し合わなければならないという決まりはありません。そのため、相続人が遠方に住んでいる場合には、電話、手紙、メール、オンライン会議などを利用して協議を進めることも可能です。

ただし、相続人全員が協議内容を理解し、同じ遺産の分け方に合意している必要があります。例えば、父親が亡くなり、相続人が長男、長女、次男の3人だったとします。長男は神戸、長女は東京、次男は福岡に住んでいる場合でも、3人で連絡を取り合い、

• 実家の土地と建物は長男が取得する
• A銀行の預貯金は長女が取得する
• B銀行の預貯金は次男が取得する

という内容に全員が合意すれば、その内容を遺産分割協議書にまとめることができます。

一部の相続人だけで決めることはできない

注意したいのは、相続人が遠方に住んでいることを理由に、その人を協議から除外することはできないという点です。例えば、相続人が3人いるにもかかわらず、近くに住む2人だけで財産の分け方を決め、遠方の相続人には事後報告をするという方法では、原則として有効な遺産分割協議は成立しません。

また、相続人の一人と連絡が取れない場合や、財産の分け方について意見が対立している場合には、郵送による書類作成だけでは解決できません。このような場合には、相続人の状況に応じて、弁護士への相談や家庭裁判所の手続きなどを検討する必要があります。

相続人全員で遺産の分け方について合意している場合、書面を作成する方法として、主に次の2つが考えられます。

1. 　1通の遺産分割協議書を相続人間で順番に郵送する方法
2. 　相続人ごとに遺産分割協議証明書を作成する方法

どちらの方法を利用するかは、相続人の人数、居住地、書類の管理方法、協議書を使用する手続きなどを考慮して判断します。

方法�@　遺産分割協議書を郵送して持ち回りで署名・押印する

一般的な方法の一つが、完成した遺産分割協議書を相続人間で順番に郵送する方法です。例えば、相続人が長男、長女、次男の3人である場合には、次のように進めます。

郵送による作成の流れ

1. 相続人全員で遺産の分け方について合意する
2. 合意内容を記載した遺産分割協議書を作成する
3. 長男が協議書の内容を確認し、署名・実印による押印をする
4. 長男から長女へ協議書を郵送する
5. 長女が署名・実印による押印をして次男へ郵送する
6. 次男も署名・実印による押印をする
7. 署名・押印が揃った協議書を取りまとめる

この方法であれば、相続人全員が一か所に集まる必要はありません。ただし、書類を順番に郵送するため、相続人の人数が多い場合には完成まで時間がかかることがあります。また、途中で書類を紛失したり、押印漏れが見つかったりすると、再度郵送する必要が生じることもあります。

方法�A　相続人ごとに遺産分割協議証明書を作成する

もう一つの方法が、相続人ごとに「遺産分割協議証明書」を作成する方法です。遺産分割協議証明書とは、相続人が、すでに成立した遺産分割協議の内容を個別に証明するための書類です。例えば、相続人が3人いる場合、同じ遺産分割内容について、それぞれの相続人が証明書に署名・押印する方法が考えられます。この方法では、1通の書類を相続人間で順番に回す必要がありません。

各相続人に証明書を送付し、署名・押印後にそれぞれ返送してもらうことができます。ただし、各証明書に記載された協議内容に食い違いがないこと、必要な相続人全員の証明書が揃っていることが重要です。また、相続登記や金融機関の手続きに使用する場合には、提出先に必要な書類の形式や取扱いを確認しておくことをおすすめします。

遺産分割協議書と遺産分割協議証明書は、どちらも遺産分割の合意内容を証明するために利用される書類ですが、作成方法に違いがあります。

なお、遺産分割協議書についても、同一内容の書面を複数通作成し、それぞれに相続人が署名・押印する方式などが考えられます。重要なのは、書類の名称だけではなく、相続人全員の合意内容を適切に証明できることです。

どちらの書類を作成した方がよい？

例えば、相続人が3人で、国内の別々の地域に住んでいる場合には、遺産分割協議書を郵送して持ち回る方法でも対応できることがあります。一方、相続人が多数いる場合や、海外に住んでいる相続人がいる場合には、遺産分割協議証明書を利用する方が書類の取りまとめを進めやすいことがあります。ただし、どちらの方式が適しているかは、相続財産の内容や提出先の取扱いによっても異なります。

遠方の相続人と郵送で遺産分割協議書を作成する場合には、書類の送付前から確認しておきたい事項があります。

• �@ 郵送する前に協議内容を確定させる

遺産分割協議書を郵送する前には、相続人全員が同じ内容に合意していることを確認します。例えば、実家を長男が相続することには全員が同意していても、預貯金の分け方について合意していなければ、協議全体がまとまっているとは限りません。書類を送付した後に内容を変更すると、すでに署名・押印した相続人にも再確認や再度の署名・押印が必要になる場合があります。そのため、まずは協議書の案文を相続人全員で確認し、内容を確定させてから正式な書面を作成することが重要です。

• �A 不動産や預貯金を正確に記載する

相続財産に不動産がある場合には、登記事項証明書などを確認し、土地や建物を正確に特定します。また、預貯金については、金融機関名、支店名、預金の種類、口座番号などを確認します。相続人全員が遠方に住んでいる場合、協議書の記載内容に誤りがあると、訂正のために再度書類を郵送する必要が生じることがあります。そのため、郵送前に財産の表示や取得者の記載を確認しておくことが大切です。

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• �B 実印による押印と印鑑証明書を確認する

遺産分割協議書について、すべての場合に実印での押印や印鑑証明書の添付を義務付ける一律の規定があるわけではありません。しかし、不動産の相続登記に使用する場合には、原則として相続人の実印による押印と、必要な印鑑証明書の添付が求められます。また、金融機関での相続手続きでも、実印による押印や印鑑証明書が必要になる場合があります。

そのため、郵送する前に、各相続人が印鑑登録をしているか、印鑑証明書を取得できるかを確認しておくことをおすすめします。なお、相続登記で遺産分割協議書に添付する印鑑証明書については、原則として発行後3か月以内という制限はありません。一方、金融機関によっては独自の提出条件を設けていることがあります。

• �C 複数ページの協議書は書類の一体性にも注意する

遺産分割協議書が複数ページにわたる場合には、ページの差し替えや抜け落ちが生じないようにする必要があります。書類の綴じ方や契印の方法については、相続登記などで使用することも考慮して確認します。特に、郵送による持ち回り方式では、各相続人が署名・押印する箇所を分かりやすく示しておくことが重要です。

• �D 原本の郵送・返送方法を確認する

署名・押印した遺産分割協議書は、相続登記や金融機関の手続きで原本の提出が必要になることがあります。そのため、郵送する際には、書類の追跡が可能な送付方法などを検討し、送付先や返送先を確認しておきます。また、郵送前に書類の写しを保管しておくことも有用です。

相続人全員が遺産の分け方について合意している場合には、次の順序で進めると、書類の取りまとめを整理しやすくなります。

ステップ1．相続人と相続財産を確認する

戸籍関係書類によって相続人を確認し、不動産や預貯金などの相続財産を整理します。相続人が遠方に住んでいる場合でも、遺産分割協議に参加すべき人を漏れなく確認することが必要です。

ステップ2．相続人全員で遺産の分け方に合意する

電話やオンライン会議などを利用して、相続人全員で財産の分け方について協議します。協議内容がまとまったら、誰がどの財産を取得するのかを明確にします。

ステップ3．遺産分割協議書の案文を作成する

合意内容をもとに遺産分割協議書の案文を作成します。この段階で、相続人の氏名や住所、相続財産の表示、取得者などを確認します。

ステップ4．相続人全員が案文を確認する

正式な書面を郵送する前に、相続人全員に案文を確認してもらいます。特に、財産の取得内容や代償金の支払条件などについて、認識の相違がないことを確認します。

ステップ5．署名・押印を集める

遺産分割協議書を持ち回る方法、または相続人ごとに遺産分割協議証明書を作成する方法などによって、署名・押印を集めます。

ステップ6．完成した書類を確認・保管する

署名・押印が揃ったら、書類の内容、押印漏れ、必要な印鑑証明書などを確認します。完成した書類は、相続登記や金融機関の手続きで使用できるよう、適切に保管します。

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相続人が海外に住んでいる場合も、必ず日本へ帰国して遺産分割協議を行わなければならないわけではありません。ただし、日本国内に住んでいる相続人とは、準備する証明書などが異なる場合があります。

例えば、日本国内で印鑑登録をしていない相続人については、印鑑証明書に代わる資料として、在外公館等で取得する署名証明書などを利用する場合があります。また、相続登記では住所を証明する書類が必要となることがあり、海外在住者については居住国や個別の事情に応じた確認が必要です。

海外在住の相続人がいる場合には、書類の郵送に時間がかかることもあるため、事前に提出先や専門家へ必要書類を確認しておくことをおすすめします。

相続人が遠方に住んでいる場合でも、全員が遺産の分け方について合意していれば、遺産分割協議書を作成することは可能です。ただし、書類を郵送して署名・押印を集める場合には、協議内容や財産の記載を事前に確認しておくことが重要です。例えば、次のような方は、専門家への書類作成依頼をご検討ください。

• 相続人全員で遺産の分け方は決まっているが、全員が遠方に住んでいる
• 郵送で署名・押印を集められる遺産分割協議書を作成したい
• 実家を相続する人は決まっているが、不動産の記載方法が分からない
• 相続人が複数いるため、協議書の作成や書類の取りまとめに不安がある
• 遺産分割協議書と遺産分割協議証明書のどちらを利用するか検討している
• 相続人全員で合意した内容を、専門家に正確な書面としてまとめてほしい

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行政書士　オフィス辻下

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当オフィスの遺産分割協議書作成サービス

当オフィスでは、相続人全員で合意した遺産の分け方を、遺産分割協議書として文書化するサービスを行っています。相続人と相続財産が確定し、遺産分割の内容がすでに決まっている方を対象に、協議書の文案作成を行っています。なお、相続人間で意見が対立している場合の交渉や紛争解決、相続登記の申請代理などは行っていません。

相続人が遠方に住んでおり、合意済みの内容を遺産分割協議書として作成したい方は、当オフィスのサービス内容をご確認ください。

［遺産分割協議書作成サービスの内容・費用はこちら］→【『遺産分割協議書の作成代行』を詳しく見る】

まとめ｜相続人が遠方にいても遺産分割協議書は作成できる

相続人が遠方に住んでいる場合でも、必ず全員が一か所に集まって遺産分割協議を行う必要はありません。相続人全員が同じ内容に合意していれば、電話やオンラインなどで協議を進め、郵送によって遺産分割協議書への署名・押印を集めることができます。また、相続人が多い場合などには、遺産分割協議証明書を利用する方法もあります。

ただし、次の点には注意が必要です。

1. 相続人全員が遺産の分け方に合意していること
2. 郵送前に協議書の記載内容を確定させること
3. 不動産や預貯金などの相続財産を正確に特定すること
4. 必要な署名・押印や印鑑証明書を確認すること
5. 完成した書類を相続登記や預貯金の相続手続きで使用できるようにすること

相続人全員で合意していても、書類の内容に不備があると、遠方の相続人に再度署名・押印を依頼しなければならない場合があります。そのため、郵送で作成する場合ほど、事前に協議書の内容を正確に確認することが重要です。相続人全員で遺産の分け方が決まっており、遺産分割協議書の作成を専門家に依頼したい方は、当オフィスの作成サービスをご確認ください。

［遺産分割協議書作成サービスの内容・費用はこちら］→【『遺産分割協議書の作成代行』を詳しく見る】